【好展會網】 <p> （2）展臺工作交代 展前對展臺人員進行工作交代是展前最重要的工作之一。熟悉環境、了解工作是展臺人員工作高效率和高質量的基礎。展前工作交代的目的是使展臺人員了解自己的工作環境、工作職責和工作目標。展前工作交待可以與展臺人員培訓同時進行，也可以分開進行。 工作交代可以用開會形式，與培訓一樣，形式越正規越好。會上主要強調工作目標、工作任務、工作要求以及作息和輪班安排。交代的主要內容可以發資料由展臺人員自己閱讀。應要求展臺人員在開幕前閱讀完。資料內容包括：展覽會情況、展臺情況、市場情況、展臺工作、活動情況、展臺工作管理、行政后勤安排等。也可以將有關資料匯編成展出工作文件，或稱展出工作手冊，不論是散的資料或是專門編印的手冊，內容都要根據實際工作需要和條件選擇，可以簡單，可以復雜。資料或手冊要便于使用。<br /> <br /> （3）人員安排 展覽會開幕期間，展出的主要責任就是由組織者轉向展出者和展臺人員，由展臺人員開展接待觀眾、洽談貿易等工作。展出期間的負責人是展臺經理。如果展覽規模大，可能要專門設立管理組織：即展覽團，由展覽團團長負責；展覽分團，由分團長負責；展臺，由展臺經理負責。<br /> <br /> 2、展期工作展期工作是指展覽會開幕到閉幕這一段時間的工作，是展覽工作重要的階段，也是正式的展臺工作階段。如果展覽籌備工作做得充分，展臺人員經過正常培訓和工作交代，并努力工作，展臺管理得當，那么展出目標應當能夠達到。<br /> <br /> （1）展臺工作，展臺工作的主要內容包括接待客戶、洽談貿易、記錄和市場調研。<br /> <br /> A、接待客戶是展臺關鍵性工作之一。接待工作的主要內容是發現新客戶并與之建立聯系，以及保持、鞏固與老客戶的聯系。 接待安排可以是隨意的，也可以是預約的。最好將預約接待安排在觀眾人少的時間。以減少會談時的打擾，同時也避免失去接待其他客戶的機會。 接待對象可以分為重要客戶、現有客戶、潛在客戶、普通觀眾等。重要客戶，不論是現有的還是潛在的，可以列出名單，事先告知展臺人員。如果發現重要客戶前來參觀，要予以特別的接待。要接待好現有的客戶，維護好關系。但是如果不是洽談業務，就不要因為他們而耽誤接觸新客戶。可以約他們在閉館后吃飯、喝酒。接待潛在客戶是展覽會的最大優勢、最大價值所在，也就是展臺最重要工作之一。普通觀眾一般沒有貿易價值，與展出目標沒有直接關系，因此，不要耗費時間和精力接待普通觀眾，但是注意不能沒有禮貌。可以巧妙一點，客氣地打招呼，簡略地解答問題，盡快結束交談。<br /> <br /> B、洽談工作也是展臺關鍵性工作之一，與接待工作緊密相連。洽談工作的重要內容之一是推銷，推銷公司產品和服務，推銷公司形象。 有效的推銷會使潛在客戶對展出公司產生信任，對展出的產品、服務產生興趣，會使現有客戶對新產品產生興趣和購買意向。達到這一步，就開始進入洽談階段。要積極地爭取與現有客戶簽訂新的貿易合同。但是對新客戶的大宗買賣以及投資項目要慎重，不宜當場簽約。任何決定必須在徹底調查之后作出。報價、條件再好，也要保持慎重的態度，尤其是對展覽會臨結束前提出的大宗買賣和投資項目要警惕。趁熱打鐵的觀念不可使用在展覽會上。展覽會的關鍵功能是建立新的關系，展覽會之后還需要做調查工作，知根知底后再簽大筆買賣和大項目投資。推銷工作的成果表現在簽訂貿易合同。<br /> <br /> C、記錄是展臺正式工作之一。記錄對展覽評估和展覽后續工作都很重要。展臺記錄的范圍可以很廣，但是主要記錄是接待和洽談工作。記錄方式有多種，常見的有收名片，使用登記簿、記錄表格、電子記錄設備等。 記錄內容、格式應在展覽會前準備好。記錄內容根據工作需要選定，不要忽略任何重要信息，也不要記錄沒有價值的內容。記錄格式設計主要考慮使用方便和效率。展覽會開幕前，必須讓展臺人員熟悉記錄表格。記錄表格最好是復寫式，一式多份：一份留給當地機構或代理，一份盡快發回總部，一份留在展臺，用于存檔和后續工作。復寫式表格的每份都要注明去向和用途。如果是單頁式表格，可以一天結束時或指定時間將表格內有關情況摘出發回總部以便于工作迅速處理。 展臺人員在做記錄時，要爭取盡可能準確，尤其是潛在客戶。準確的記錄有助于后續工作的針對性和效率。展臺接待和洽談記錄要適時統計。每天可以簡單的統計，內容包括觀眾接待數、觀眾來源、詢問內容、合同洽談數量和金額等，統計結果是每天展后會議的內容之一。對于一些需要急辦的事則交相應部門、人員盡快辦。在展覽會閉幕后，可以做復雜一些的統計、分析，包括：根據記錄建立或更新客戶名單，選編新的展出邀請名單；分析宣傳、廣告、公關的效率并找出改進的方向，統計后續工作建議，分輕重緩急安排處理等等。記錄、統計、分析也要指定人定時做。對于一些后續工作，迅速統計并立即處理非常重要。<br /> <br /> E、聯絡、公關工作是一項內容很廣的工作，在此，主要談及客戶邀請、接待室、送禮工作。 客戶邀請工作是在展前已大規模做過。在展覽期間，仍應視需要繼續做客戶邀請工作。展覽期間的客戶邀請[Page]工作主要限于重要的現有客戶和潛在客戶。 接待室工作是展臺工作的一部分。如果配備接待室，要充分利用。接待室應用于有價值的客戶和貴賓。事先要向展臺人員明確說明誰可以使用、什么時候使用。接待室是接待、談判、簽約的地方，氣氛要輕松一些。但是要避免造成娛樂、消閑的氣氛，避免接待室成為觀眾和展臺人員休息的場所，要保持接待室做生意的氣氛。接待室的招待品可以分等級提供，比如：軟飲料、酒精飲料、快餐、正餐等。招待標準要按預算定，要注重效果。接待室要保持干凈。接待工作做得好，也是展出成功的條件之一。 展出工作一般都會配備禮品，要做好禮品管理工作。要明確贈送檔次，一般分貴賓和工作用禮品。在正常情況下，第一天重要人物最多，最后一天最少。每天使用多少要有數，不要早早用完。禮品可以事先包裝好，免得臨時送禮來不及包裝，在送禮后進行登記。一方面為了管理，另一方面是為了以后再送禮時好相應安排。 F、調研是展覽會的重要功能之一。貿易展覽會不僅是買賣場所，也是理想的調研場所。展覽會本身就是一個市場，是一個人員眾多、氣氛寬松的市場。在展覽會上做調研節省費用、節省時間。進行信息采訪，詢問市場、產品甚至競爭者的情況比在其他環境中容易。在展覽會上，展出者和參觀者都不介意回答一些問題，有些甚至很樂意提供意見和建議。而在其他場合，就不是那么容易獲得答復。據稱，有關市場的任何問題都可以通過展覽會的調研獲得結果。在展覽會上的調研范圍和內容可根據展出需要和條件安排。 調研工作可以委托專業公司做，也可以由展臺人員自己做。專業調研公司的工作質量高，但是他們的產品專業知識可能不是太精。<br /> <br /> 另外，出于經費、人員等方面原因，展出者大部分是自己做調研工作。</p><br>
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